Pernahkah Anda mendengar istilah Point of Sale atau POS? Secara harfiah, POS adalah tempat pelanggan untuk melakukan transaksi atau pembayaran untuk produk yang dipilihnya. POS dioperasikan oleh seorang kasir untuk melakukan proses transaksi. Oleh karena itu, aplikasi POS ini diprogram secara khusus sehingga kedua pihak, yaitu pelanggan dan penjual, bisa melakukan pembayaran dengan cepat dan akurat.
Kegunaan POS
Selain untuk mempermudah proses transaksi jual–beli, POS memiliki beberapa fungsi atau kegunaan lainnya yang bisa Anda rasakan. Berikut ini adalah fungsi-fungsinya:
1. Proses transaksi lebih lengkap dan detail
Dengan menggunakan aplikasi POS, kegiatan transaksi Anda bisa dilakukan dengan lengkap dan lebih rinci. Karena POS ini dapat menjumlahkan hasil transaksi secara keseluruhan pada saat itu juga. Anda pun bisa menjumlahkan hasil transaksi pada periode tertentu yang Anda butuhkan.
2. Mampu mengecek persediaan barang
Setiap barang masuk dan keluar bisa tercatat dalam sistem POS. Sehingga Anda pun bisa menghitung jumlah persediaan barang yang ada di toko Anda. Hal ini pun akan meminimalisir kelalaian para pegawai dalam mengecek jumlah barang yang tersedia.
3. Laporan transaksi bisa diakses dengan mudah
Perlu Anda ketahui bahwa sistem POS menyimpan setiap data transaksi jual-beli yang dilakukan. Dengan demikian, Anda bisa mengakses laporan transaksi Anda setiap harinya secara real time. Bahkan Anda pun dapat mengaksesnya secara online karena sistem POS ini terhubung ke internet.
4. Perubahan harga produk bisa dilakukan dengan mudah
Ketika ada suatu produk yang harga jualnya sering mengalami naik – turun, sistem POS bisa mengubahnya secara mudah untuk Anda. Anda tidak perlu lagi mengubah harga produk satu persatu, karena POS bisa secara otomatis mengubah harga jual produk mengikuti perkembangan pasar.
5. Kegiatan transaksi lebih aman dan nyaman
Dengan adanya POS, proses transaksi jual-beli yang Anda lakukan lebih terasa nyaman dan aman. Karena POS ini melakukan transaksinya dengan cepat dan mudah, serta keamanannya lebih terjamin.
Cara Kerja POS
POS sebagai suatu sistem memiliki cara kerja tersendiri dalam implementasinya. Cara kerja dari POS ini tentunya bisa mempermudah Anda dalam proses transaksi jual-beli dengan konsumen. Cara kerja POS terbagi ke dalam beberapa aspek, yaitu sebagai berikut :
1. Transaksi
Dengan adanya POS, konsumen bisa melakukan pembayaran menggunakan kartu debit maupun kartu kredit. Hal ini dikarenakan sistem POS bisa terintegrasi dengan bank yang Anda gunakan sebagai pengusaha atau pemilik toko dan secara otomatis sistem POS juga terhubung dengan financial tracking system se-dunia sehingga Anda bisa mengetahui catatan keuangan perusahaan Anda.
Salah satu contoh fitur yang ada dalam POS berkaitan dengan proses transaksi adalah perhitungan pajak penjualan dan diskon produk yang bisa dilakukan dengan mudah. Masih banyak fitur POS yang bisa Anda gunakan dalam proses transaksi jual-beli. Intinya, sistem POS bisa mempermudah Anda untuk bertransaksi dengan konsumen.
2. Berbasis Internet
Bagi Anda yang memiliki bisnis di berbagai lokasi, aplikasi POS berbasis internet bisa menjadi pilihan Anda. Dengan sistem POS yang terkoneksi dengan internet, Anda bisa mengetahui laporan penjualan di setiap cabang kapan saja dan dimana saja.
Selain itu, sistem POS juga bisa dikembangkan untuk terhubung dengan sistem akuntansi sehingga Anda bisa melacak setiap laporan keuangan yang Anda butuhkan. Anda bisa merasakan fitur lainnya dari POS berbasis internet, seperti back up data, mengunduh katalog dari berbagai supplier, melacak inventarisasi, dan lain sebagainya.
3. Perangkat Keras
Selain berbentuk software, POS juga perlu dilengkapi dengan perangkat keras atau hardware. Salah satu fungsinya adalah untuk mencetak struk dari proses transaksi yang dilakukan.
Ada dua jenis printer yang bisa terhubung dengan POS, yaitu printer dot matrix dan printer thermal. Perbedaan dari keduanya dilihat dari segi biaya, dimana printer thermal memiliki harga yang lebih mahal karena cara kerjanya pun lebih baik dibandingkan dengan printer lainnya.
Setiap hardware tersebut disambungkan dengan aplikasi POS. Ketika proses perhitungan produk selesai, maka cash drawer atau laci kas yang ada pada mesin kasir akan terbuka secara otomatis untuk selanjutnya melakukan proses pembayaran.
Perangkat keras seperti cash drawer harus dipastikan aman dan hanya bisa dibuka secara manual oleh manajer atau atasan saja. Selain itu, ada pula card reader yang bisa digunakan untuk pembayaran dengan kartu kredit atau debit. Card reader ini pun harus terhubung dengan aplikasi POS sehingga proses pembayaran pun bisa terintegrasi dengan bank yang terkait.
Satu lagi hardware yang tak kalah penting dalam POS adalah barcode scanner. Fungsinya sudah jelas untuk memindai setiap barcode yang ada pada produk, sehingga Anda bisa mengetahui harga dari produk yang dibeli oleh konsumen.
Hal ini dikarenakan aplikasi POS sudah diprogram untuk menginput rincian produk yang dijual. Semua jenis perangkat keras untuk POS bisa Anda dapatkan dalam satu paket atau terpisah sebagai perangkat tambahan.
Cara Menggunakan POS
Bagi Anda yang baru pertama kali menggunakan aplikasi POS, berikut ini ada langkah-langkah yang harus Anda lakukan dalam sistem POS secara umum, yaitu :
- Masuk ke dalam program dengan menggunakan Login ID, seperti username dan password yang sebelumnya telah diatur. Jika ada penambahan user atau penggantian password, Anda bisa masuk ke menu Utilities atau Setting.
- Input semua data produk yang ada di toko Anda pada master produk sehingga proses transaksi dengan konsumen pun bisa dilakukan. Anda juga bisa menentukan sendiri harga jual dari setiap produk yang dijual. Dari proses ini, Anda bisa mengetahui laporan keuangan Anda, mulai dari laba, pajak, pendapatan, dan lain-lain.
- Persediaan atau stok produk yang ada di toko, jumlah konsumen, dan sebagainya juga bisa Anda ketahui pada menu Reports.
- Setiap data yang diinput ke dalam sistem POS akan di-backup secara otomatis pada drive yang tersedia pada sistem POS setiap kali program tersebut berjalan.
- Selain back up, Anda pun bisa melakukan restore data ketika Anda mengganti perangkat POS Anda, sehingga Anda tak perlu lagi menginput ulang data produk dari awal. Perintah backup dan restore terdapat dalam menu Utilities. Pada menu tersebut, Anda juga bisa menghapus data penjualan yang sudah tidak dibutuhkan dengan menggunakan program End Year Process.
- Beberapa jenis aplikasi POS ada yang menyediakan versi trial yang bisa Anda gunakan secara gratis selama 30 hari atau 1 bulan. Selanjutnya, Anda akan dikenakan biaya untuk versi berbayar dari aplikasi tersebut.
Tips Memilih POS
Aplikasi kasir atau POS memang banyak sekali. Namun Anda harus mempertimbangkan jenis aplikasi POS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, karena tidak semua aplikasi POS cocok untuk semua bisnis. Jika Anda tidak memperhatikan hal tersebut, maka budget yang Anda keluarkan akan sia-sia dan bisa saja menimbulkan kerugian. Oleh sebab itu, berikut ini ada beberapa tips dalam memilih aplikasi POS.
- Pilih aplikasi POS dengan fitur yang lengkap dan sesuai kebutuhan. Poin penting dalam tips ini adalah Anda harus memilih fitur POS yang lengkap namun harus sesuai dengan jenis bisnis Anda. Misalnya, jika bisnis Anda bergerak di bidang kuliner, maka fitur yang dibutuhkan contohnya pemesanan online, pengantar pesanan, check splitting, manajemen stok produk dan bahan baku, serta layanan pembayaran.
- Aplikasi POS harus mudah digunakan. Dalam menggunakan aplikasi POS, Anda harus memahami cara kerjanya terlebih dahulu. Oleh sebab itu, ada baiknya jika Anda memilih aplikasi yang mudah di setting dan digunakan. Hal ini juga harus diperhatikan agar pelatihan pada pegawai yang akan menggunakan POS bisa dilakukan dengan cepat karena cara kerjanya yang lebih mudah. Pastikan aplikasi POS tersebut memiliki interface yang sederhana dan mudah dipelajari.
- Pertimbangkan budget yang Anda miliki. Biaya untuk membeli aplikasi POS memang tidak terlalu mahal, namun Anda perlu menyiapkan dana untuk membeli perlengkapan lainnya, mulai dari software pendukung, hardware, integrasi sistem, dan support. Misalnya, dalam aspek software, Anda perlu menyiapkan dana untuk licensing satu kali, upgrade, langganan sistem perbulan, dan support. Kemudian, untuk hardware Anda perlu dana untuk card reader, cash drawer, printer, barcode scanner, dan lain-lain. Jika bisnis Anda masih skala kecil, mungkin biaya yang dibutuhkan tidak terlalu besar. Tetapi, jika budget Anda terbatas bisa pula menggunakan sistem sewa untuk sementara sehingga Anda bisa tetap melakukan transaksi dengan mudah dan cepat.
- Pilih aplikasi POS yang mampu menghasilkan berbagai jenis laporan. Ketika Anda berbisnis, Anda harus mengetahui setiap data yang diinput dan dihasilkan untuk melakukan keputusan di masa yang akan datang. Oleh sebab itu, Anda perlu memilih sistem POS yang bisa memberikan Anda setiap jenis laporan yang dibutuhkan. Laporan tersebut harus bisa diakses dimana saja secara realtime dan cepat. Laporan yang dibutuhkan seperti pendapatan, stok barang, laba-rugi, dan jumlah konsumen.
- Tersedia berbagai metode pembayaran untuk konsumen. Tidak semua konsumen melakukan pembayaran secara cash atau menggunakan uang tunai. Banyak juga konsumen yang ingin bertransaksi secara nontunai, seperti penggunaan kartu kredit atau debit. Anda sebagai pebisnis harus menyediakan layanan tersebut melalui sistem POS. Hal ini pun lebih mempermudah konsumen dalam melakukan pembayaran. Akan tetapi, sistem POS harus terintegrasi dengan bank yang terkait.
Itulah pembahasan mengenai Point of Sale atau POS. Banyak sekali aplikasi POS yang tersedia. Pastikan Anda memilih aplikasi POS yang sesuai dengan kebutuhan Anda sehingga bisa menghemat budget yang dimiliki. Apabila budget yang Anda miliki terbatas, ada beberapa aplikasi POS yang menyediakan versi trial untuk jangka waktu tertentu. Namun, yang harus Anda pertimbangkan adalah keamanan data perusahaan Anda agar tidak disalahgunakan oleh pihak lain.
